行政書士を一人で開業した場合、事務員がいないため、打ち合わせに行ったり、営業に行ったり、講義に行ったりと事務所をしょっちゅうあけることになります。
事務所をずっとあけていると、依頼の電話がかかってきていないか、ソワソワしてしまいます。
依頼の電話というものはすぐに対応しないと、他の事務所に流れていってしまう傾向があるので、留守番電話を設置しただけではあまり意味がないのです。
しかし、電話番のためだけに人件費を払ってまで事務員をおくわけにはいかないし・・・
それを解決するのがボイスワープです。
行政書士事務所を一人で運営するためのツール「ボイスワープ」
事務所を一人で運営する必要ツール「ボイスワープ」とは
ボイスワープとは電話の転送サービスのことで、固定電話にかかってきた電話をスマホに転送することができます。
NTTに依頼すれば設定でき、価格も月々500円程ででき、無条件で転送したり、無応答の場合だけ転送したり、様々な設定が可能となっています。
この機能を設定しておけば、電話番のために事務員を雇用する必要がなくなります。
打合せ先でも、営業先でも、事務所にかかってきた電話を瞬時とることができます。
一人で行政書士事務所をまわすためには、必要不可欠のツールとなります。
行政書士事務所に固定電話は必須！？
ホームページや名刺に書き込む連絡先は、固定電話を記入することが必要です。
固定電話なしに携帯電話番号だけの記入だと怪しい業者と思われて、依頼してくるものも依頼してきません。
しかし、固定電話だと事務所に電話を固定しているわけですから、ずっと一人で事務所に留守番をしているか、事務員をおいておかなければなりません。
事務員を雇うとなると人件費が必要となりますし、自身がずっと留守番となると営業もできないですし、顧客との打ち合わせもできません。
非現実的なのです。
その問題を解決するのがこの「ボイスワープ」というわけです。
ボイスワープで固定電話経由でスマホに電話がかかってくれば、即座に対応することができますし、場所も選ばないのです。
お客さんと喫茶店で打ち合わせしていても、講義をうけていても、そこが自分の事務所代わりとなるのです。
初めから完璧な設備にしなくていい
はじめから事務員さんをおいたり、きれいな独立オフィスを設置しなくても良いというのが私の意見です。
このようにボイスワープなどのサービスを上手く利用することで、固定費をできるだけ下げて開業に臨んだ方が良いです。
私も自宅兼事務所で一人開業から始めて、OA機器や人員なども徐々に整えていきました。
開業当初はお客さんに事務所に来てもらうのではなく、自分からお客さんの所へ足を運んでいけば問題ないのです。
大切なのは上質な設備を揃えるよりも、一刻も早く実務を覚えて、顧客を得ることです。
依頼が増えれば収入も増えるのですから、その収入でもって設備を整えていけばいいのです。
→営業方法にきましては、こちらの記事で行政書士1年目の営業方法として解説していますので、一緒にご覧ください。
その他行政書士開業に必要な設備
これらは行政書士業務をしていく上で必須の設備となりますので、開業時には必ず揃えておきましょう。
→固定電話の設置（当記事で解説）
行政書士事務所を一人で運営するのまとめ
行政書士は、特に開業したての頃はフットワークが命です。
依頼者や関係者のために、よく動く人間こそが重宝され、次への依頼につながります。
そのため、いつも事務所外で仕事をしているというイメージをもって設備を揃えていけば良いでしょう。
