雇用契約書の作成と取り交わし【外国人雇用の労務管理】

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労働条件を示すことは、日本人・外国人に限らず雇用主の義務とされています。本記事では、雇用契約書の作成方法について解説していきます。解説は外国人就労ビザを専門としている行政書士がします。

雇用契約書の取り交わし

雇用契約書の作成と取り交わしは、日本に既に在留している外国人、または海外にいる外国人を呼び寄せて雇用するいずれの場合であっても同じように行う必要があります。

先ず一つの理由として、外国人労働者の就労ビザを申請する際に、この雇用契約書が必要になります。

また、法律等の観点からも労働者を雇用する際には賃金や労働時間その他労働条件に関して、国籍によって差別してはならないと決められています。

そのため、外国人の雇い入れにあたっても、日本人に対するのと同様に、本人に対して明確に労働条件を示さなくてはなならいからです。

 

雇用契約書取り交わしのタイミング

雇用契約書の取り交わしは、内定者の就労ビザ手続きに入る前のタイミングですることにしましょう。

これは中小企業などでよくみられることなのですが、採用を決めた企業が一日も早く内定者に働いてもうらうために、細かい雇用条件の明示と合意を省略して、早々に就労ビザ取得の手続きに着手するケースです。

大まかな条件を内定者との口約束と労働条件通知書だけで済ませ、いざ、就労ビザの申請の際になると、「雇用条件が希望したものと違う」と理由で内定を辞退するケースが後を絶たないからです。

雇用契約書は、就労ビザ申請の際に出入国管理局に提出しなければならない書類です。

そのため、その際に初めて雇用契約書を見る内定者も多く、それまで双方の合意・確認まで含めた雇用契約書を取り交わしていないのでトラブルに発展するということになるのです。

 

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書と労働条件通知で労働者に対して明示しなければならない事項は同じです。

これらに違いは、労使双方の署名・捺印があるかないかです。

労働条件通知書は、雇用主が法律で定められている一定の労働条件を書面に記載して労働者個人に配布するものであり、一方的な「通知書」となります。

一方の雇用契約書は、労働条件について雇用主と労働者が合意を証明として、書面に双方の署名・捺印をする「契約書」となります。

 

効果的な雇用契約書の作成方法

外国人労働者と取り交わす雇用契約書の作成方法は、初めて日本で働く外国人には会社の労働条件に併せて、予めできるだけ労働法や慣行など日本の労働環境に関する状況を本人に説明し、納得えもらった上で雇用契約を取り交わすことです。

これらをふまえ、雇用契約書を作成するポイントは以下のことが挙げられます。

・労働法に従った過不足のない雇用契約書を作成する

・外国人の母国語または英語で翻訳文を添付する

・トラブルが起こりやすい事項について具体的に記載する

1.労働法に従った過不足のない雇用契約書を作成する

必ず「書面」で明示しないといけない項目

・労働契約の期間

・就業場所、従事する業務

・始業・就業の時刻、時間外労働の有無、休憩時間、休日に関する事項

・賃金額、計算や支払い方法、締切日、昇給に関する事項

・退職に関する事項

「書面」でなくてもいいが明示しないといけない項目

・昇給に関する事項

会社に就業規則で決まりがある場合明示しないといけない事項

・退職金の決定・計算・支払方法・支払時期
・退職金以外の臨時的な賃金、賞与、最低賃金に関する事項
・労働者に負担させる食費、作業用品、その他に関する事項
・安全衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰・制裁に関する事項
・休職に関する事項

外国人の母国語または英語で翻訳文を添付する

日本語能力の高い外国人であれば雇用契約書ぐらいなら理解はできますが、長文で表現も特殊な就業規則の理解は難しいはずです。

また、日本で初めて生活する外国人ならなおさら難しいです。

そのため外国人労働者がスムーズに理解できるように、できればその外国人労働者の母国語が一番望ましく、それが難しければ英語翻訳版の雇用契約書、就業規則を作成しましょう。

こういった、外国人労働者への配慮が後々の労使トラブルを避ける事となるのです。

英語の翻訳に関しまして、翻訳会社を通じて作成してもいいですし、当事務所でも承っています。

トラブルが起こりやすい事項について具体的に記載する

以下の項目は、具体的、明確に定められていないとその適用にめぐって判断があいまいになり、後々のトラブルとなります。

雇用契約書は、これらの項目を外国人労働者にとってわかりやすい表現になるように作成されているか注意しましょう。

・有期雇用契約の場合、契約期間、契約の更新について明確な記載

・年次有給休暇の取得時期や取得方法

・基本給・時間外労働時の賃金、賞与の支払いや昇給など賃金面

 

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いかがだったでしょうか?雇用契約書の作成と取り交わしについての解説でした。

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